КЭДО в Битрикс24: как перевести кадровый документооборот в электронный формат

как перевести кадровый документооборот в электронный формат

Директор компании с региональными филиалами жаловался на проблемы с кадровыми документами: "Сотрудник в Новосибирске написал заявление на отпуск. Сканирует, отправляет на почту. Кадровик распечатывает, согласовывает с руководителем, оформляет приказ, распечатывает в двух экземплярах, отправляет курьером в Новосибирск на подпись. Неделя туда-обратно. Нужно срочно заключить договор с новым удаленным специалистом — печатаем, везем на подпись, ждем возврата. Архив кадровых документов занимает целую комнату. При проверке инспектора час ищем нужный приказ среди сотен папок".

Руководитель похожей распределенной компании перешел на кадровый электронный документооборот. Сотрудник подает заявление через систему с электронной подписью, руководитель согласовывает там же электронно. Кадровик формирует приказ, отправляет сотруднику для ознакомления под электронную подпись. Весь процесс занимает час вместо недели. Новый удаленный сотрудник подписывает трудовой договор электронно не приезжая в офис, выходит на работу на следующий день. Все документы хранятся в электронном виде с быстрым поиском, инспектор получает нужные приказы за минуту. Результат: скорость оформления документов выросла в десятки раз, расходы на бумагу и курьеров исчезли, работа с удаленными сотрудниками стала простой.

Разница между подходами критична: первые тонут в бумажной волоките теряя время и деньги, вторые перешли на электронный кадровый документооборот получив скорость и удобство. Разбираем, как законно перевести кадровые документы в цифровой формат.

Каждый кадровый документ проходит через несколько этапов. Составление, согласование с руководителем, оформление, подпись сотрудника, регистрация, подшивка в дело. При бумажном документообороте на каждом этапе физическое перемещение документа. Распечатали, отнесли на подпись, дождались, вернули, отнесли следующему.

Для удаленных сотрудников ситуация критична. Документ нужно отправить курьером или почтой в другой город. Неделя туда, неделя обратно. Две недели на простое оформление приказа об отпуске. Срочные вопросы решаются месяцами когда требуют физической подписи на бумаге.

Бумага, печать, тонер для принтеров. При штате в сто человек сотни страниц кадровых документов ежемесячно. Трудовые договоры, приказы, уведомления, заявления, согласия. Каждый документ в нескольких экземплярах. Расходы накапливаются незаметно но составляют десятки тысяч рублей в год.

Хранение бумажных архивов требует места. Отдельное помещение, стеллажи, папки, системы каталогизации. Аренда площадей, содержание архива. Документы должны храниться годами, иногда десятилетиями. Архив растет постоянно, требует все больше пространства.

Нужен конкретный приказ из прошлого года. Кадровик идет в архив, ищет нужную папку среди сотен, листает документы. Тратит час на поиск одного документа. При проверке инспектор запросил десять документов — половина дня на сбор из архива.

Бумажные документы теряются. Положили не в ту папку, забыли подшить, случайно выбросили. Поиск потерянного документа превращается в детектив. Восстановление требует времени, согласования с сотрудником, повторного оформления. Риски при проверках контролирующих органов.

Кадровый электронный документооборот представляет собой систему работы с документами по личному составу в электронном виде с использованием электронных подписей. Документы создаются, согласовываются, подписываются, хранятся в цифровом формате без печати на бумаге. Юридическая сила обеспечивается электронными подписями участников.

Возможность электронного кадрового документооборота закреплена в законодательстве. Статья 22.1 Трудового кодекса регулирует взаимодействие работодателя и работника в электронном виде. Документы с электронными подписями признаются равнозначными бумажным при соблюдении установленных требований.

Электронная подпись удостоверяет документ и подтверждает волеизъявление подписавшего. Система электронного документооборота обеспечивает создание, маршрутизацию, хранение документов. Согласие сотрудника оформляется в письменной форме до начала электронного взаимодействия. Электронное хранилище обеспечивает безопасное долгосрочное хранение с защитой от изменений.

Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним подписываются электронно при согласии сторон. Приказы по личному составу оформляются в электронном виде и направляются сотруднику для ознакомления. Заявления сотрудников подаются через систему с электронной подписью. Уведомления работодателя направляются сотруднику электронно. Согласия и разрешения сотрудника оформляются электронными документами.

Трудовые книжки ведутся в бумажном виде для сотрудников не перешедших на электронную. Некоторые документы при проверках контролирующие органы могут запросить на бумаге. Личная карточка работника может вестись как электронно так и на бумаге по выбору работодателя. Документы с медицинской информацией имеют особые требования к обработке.

Трудовой кодекс статья 22.1 устанавливает право работодателя и работника на взаимодействие в электронном виде. Федеральный закон об электронной подписи определяет виды подписей и требования к ним. Приказы Минтруда регламентируют порядок ведения кадрового электронного документооборота. Работодатель обязан соблюдать установленные требования для признания электронных документов.

Для кадровых документов используется усиленная квалифицированная электронная подпись или усиленная неквалифицированная при условии использования информационной системы работодателя. Квалифицированная подпись выдается аккредитованными удостоверяющими центрами. Неквалифицированная подпись создается работодателем для использования в своей системе.

Сертификат электронной подписи содержит данные владельца и срок действия. Работодатель обязан обеспечить проверку действительности электронной подписи. Использование подписи с истекшим сроком действия недопустимо. Сотрудник несет ответственность за сохранность своей электронной подписи.

Согласие сотрудника на электронный документооборот

Переход на электронное взаимодействие требует письменного согласия сотрудника. Согласие оформляется в виде дополнительного соглашения к трудовому договору или отдельного заявления. Сотрудник имеет право отказаться от электронного документооборота — тогда с ним продолжается работа на бумаге.

В согласии указывается способ обмена документами, виды используемых электронных подписей, адрес электронной почты для уведомлений. Сотрудник может отозвать согласие письменным заявлением, после чего работодатель обязан вернуться к бумажному документообороту с этим работником.

Кадровые документы содержат персональные данные требующие особой защиты. Система электронного документооборота должна обеспечивать конфиденциальность. Доступ к документам предоставляется только уполномоченным лицам. Передача документов защищается шифрованием.

Работодатель обязан предотвращать несанкционированный доступ к документам. Регулярное резервное копирование защищает от потери данных. Аудит действий пользователей фиксирует кто когда получал доступ к документам. Соблюдение требований закона о персональных данных обязательно.

Преимущества перехода на электронный документооборот

Согласование и подписание происходят за минуты вместо дней. Документ создан — отправлен на согласование электронно, согласован — направлен сотруднику на подпись. Получил уведомление, зашел в систему, подписал электронной подписью. Весь цикл укладывается в час даже для удаленных сотрудников.

Срочные вопросы решаются оперативно. Нужно экстренно оформить командировку — приказ готов за пятнадцать минут. Сотрудник заболел, нужно оформить отсутствие — документы за десять минут. Скорость реакции на кадровые вопросы повышается многократно.

Расходы на бумагу, печать, курьеров исчезают. Сотня сотрудников, сотни документов ежемесячно — все электронно, ноль расходов на материалы. За год экономия составляет десятки тысяч рублей даже для средней компании. Для крупных организаций счет идет на сотни тысяч.

Освобождается физическое пространство занятое архивом. Комната с папками превращается в переговорную или рабочую зону. Не нужны стеллажи, папки, системы каталогизации. Электронное хранилище не требует площадей, растет без ограничений.

Удаленный сотрудник оформляется электронно без приезда в офис. Трудовой договор подписывается электронными подписями, сотрудник выходит на работу сразу. Все документы в процессе работы оформляются электронно. География перестает быть ограничением для найма.

Сотрудники в командировках, в отпусках, на больничных подписывают документы из любой точки. Есть интернет — можно подписать приказ. Не нужно ждать возвращения в офис для физической подписи. Непрерывность кадрового делопроизводства независимо от местонахождения людей.

Изучите требования законодательства к ведению электронного кадрового документооборота. Трудовой кодекс, федеральные законы, приказы министерств. Понимание правовых основ критично для законного перехода. Проконсультируйтесь с юристом специализирующимся на трудовом праве.

Определите какие документы можно перевести в электронный вид, какие должны остаться на бумаге. Составьте перечень документов для электронного ведения. Изучите требования к электронным подписям для разных типов документов.