Внедрение 1С: сначала процессы, потом конфигурация

Как работаем

Что на руках

• Сотрудники работают в системе, а не параллельно с ней
• Остатки и взаиморасчёты сходятся после переноса
• Отчёты, ради которых всё затевалось, собираются из системы

• 01
  Описание процессов по итогам обследования
• 02
  Обоснование выбора конфигурации и расчёт лицензий
• 03
  Настроенная система с перенесёнными данными
• 04
  Инструкции по ролям и записи обучения
• 05
  План дальнейшей автоматизации по этапам

Что входит в обследование и зачем оно

Это первый и самый недооценённый этап. Он стоит денег и экономит кратно больше, потому что определяет всё остальное.

• Кто и что вносит в систему. Список ролей и действий: кто заводит контрагента, кто создаёт заказ, кто отгружает, кто закрывает период.
• Какие документы ходят и что с ними происходит: откуда берутся, кем согласуются, во что превращаются.
• Какие отчёты нужны руководителю и бухгалтеру — конкретные, а не «аналитика». Именно отчёты определяют, какие данные обязательно вносить.
• Объёмы: сколько документов в день, сколько позиций в номенклатуре, сколько одновременных пользователей. От этого зависят лицензии и требования к серверу.
• Что связывается с чем: сайт, CRM, банк, маркировка, электронный документооборот.
• Что болит сейчас. Самый полезный вопрос: где сотрудники теряют время и где регулярно возникают ошибки.

Результат — описание процессов на понятном языке, которое вы читаете и правите. На его основе выбирается конфигурация и считается смета. Если по итогам обследования окажется, что задача решается настройкой существующей системы без нового внедрения, мы это скажем.

Перенос данных: где теряются остатки

Перенос — этап, после которого чаще всего обнаруживают расхождения. Порядок, который их предотвращает:

• Решить, что переносим. Справочники, остатки, взаиморасчёты, незакрытые документы — да. Всю историю — обычно нет.
• Привести в порядок справочники до переноса. Дубли контрагентов и номенклатуры переезжают вместе с вами и потом размножаются.
• Контрольные суммы. До и после переноса сверяются итоги: остатки по складам, дебиторская и кредиторская задолженность, количество позиций. Расхождение ищется сразу, а не в конце квартала.
• Дата переноса выбирается осознанно: начало периода проще, чем середина.
• Параллельный период. Первое время данные вносятся в обе системы — неудобно, но это единственный способ поймать расхождение без потерь.
• Старая база сохраняется в доступном виде: к ней придётся обращаться ещё год.

Акт сверки итогов до и после переноса — часть сдачи этапа. Без него «данные перенесены» означает только «что-то скопировалось».

Почему автоматизируем по частям

Соблазн закрыть все процессы одним проектом понятен и почти всегда вреден. Проект на год без промежуточных результатов теряет поддержку внутри компании раньше, чем доходит до запуска.

• Первый этап — обязательный минимум: то, без чего компания не может работать. Обычно это продажи, склад и деньги.
• Дать прижиться. Месяц-два реальной работы показывают, что действительно нужно доработать, а что казалось важным только на бумаге.
• Второй этап — по итогам первого, а не по изначальному плану. План, составленный до запуска, всегда содержит лишнее.
• Интеграции — отдельным этапом, когда внутри системы уже порядок. Связывать с сайтом хаотичный учёт значит переносить хаос на витрину.

Такой порядок даёт ещё одно преимущество: вы в любой момент можете остановиться на достигнутом, и у вас останется работающая система, а не недоделанный проект.

Лицензии и инфраструктура: о чём спросить до покупки

Лицензии покупаются отдельно и оформляются на вас. Переплата здесь встречается чаще, чем нехватка, и возникает от непонимания, что именно считается.

• Число одновременных подключений, а не число сотрудников. Если в системе одновременно работают пятеро из пятнадцати, лицензий нужно пять.
• Конфигурация под задачу. Более дорогая редакция оправдана, когда вы используете её возможности, а не потому что «на вырост».
• Клиент-серверный режим или файловый. Файловый проще и дешевле, но на нескольких пользователях и большом объёме начинает тормозить и повреждаться. Порог определяется по вашим объёмам, а не по общим рекомендациям.
• Где работает система: свой сервер, аренда или облако. У каждого варианта своя стоимость владения и свои ограничения по доработкам.
• Договор информационно-технологического сопровождения — от него зависит доступ к обновлениям, включая обязательные изменения форм отчётности.

Актуальные состав редакций и условия уточняем у вендора перед покупкой: они меняются, и называть цифры по памяти мы не станем. Наша часть — подобрать конфигурацию и количество лицензий под реальную работу, а не продать лишнее.

Обучение: этап, на котором внедрение либо приживается, либо нет

Система, которой не умеют пользоваться, обходится стороной. Поэтому обучение — не финальная формальность, а часть проекта с собственным результатом.

• По ролям, а не общим потоком. Кладовщику и бухгалтеру нужны разные вещи, и общая лекция не нужна ни одному из них.
• На реальных операциях вашей компании, а не на демонстрационных примерах из методички.
• Короткие инструкции по частым действиям — лучше одна страница с картинками, чем руководство на сто листов, которое никто не откроет.
• Запись обучения — чтобы новый сотрудник через полгода посмотрел её, а не отвлекал коллег.
• Контрольные задания: человек проводит свою типовую операцию сам. Пока не получилось, обучение не закончено.
• Назначенный внутренний куратор — сотрудник, который знает систему лучше других и к которому идут с мелкими вопросами. Это сокращает обращения к подрядчику в разы.

Отдельно стоит заложить время на период, когда вопросы сыплются: первые недели после запуска. Доступность консультаций в это время определяет, останутся люди в системе или вернутся в таблицы.

Вопросы